Kostenschätzung in Projekten: 3 Methoden, die besser sind als dein Bauchgefühl

Die Kostenabschätzung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Sie hilft uns dabei, die finanziellen Ressourcen effektiv zu planen und sicherzustellen, dass Projekte innerhalb des Budgets bleiben. In diesem Beitrag bekommst du einen Überblick über die verschiedenen Kostenabschätzungstechniken, die dir helfen können, präzise und zuverlässige Schätzungen zu erstellen. Wir betrachten die Top-Down-, Bottom-Up-, Analogous-Methode und wie du sie in deinem Projekt erfolgreich anwenden kannst.

Top-Down-Methode: Der Überblick von oben

Funktionsweise:
Die Top-Down-Methode beginnt mit einer groben Schätzung des gesamten Projektbudgets. Diese Schätzung basiert oft auf den Erfahrungen aus ähnlichen Projekten oder auf einer allgemeinen Einschätzung der Projektanforderungen. Sobald das Gesamtbudget festgelegt ist, wird es in einzelne Phasen oder Aufgaben des Projekts aufgeteilt.

Schritte:

1. Gesamtbudget ermitteln: Basierend auf Erfahrungen, Benchmarking oder allgemeinen Einschätzungen.
2. Aufteilung des Budgets: Das Gesamtbudget wird auf die verschiedenen Projektphasen oder -aufgaben verteilt.
3. Detaillierung: Innerhalb der Phasen oder Aufgaben werden weitere Details geplant und geschätzt, wobei das übergeordnete Budget beachtet wird.

Vorteile:

• Schnell und einfach zu implementieren
• Bietet einen guten Überblick über das Gesamtbudget

Nachteile:

• Kann ungenau sein, da sie auf groben Schätzungen basiert
• Fehlende Details können zu Fehleinschätzungen führen

Bottom-Up-Methode: Präzision von unten nach oben

Funktionsweise:
Die Bottom-Up-Methode beginnt auf der detailliertesten Ebene. Jede einzelne Aufgabe oder Aktivität im Projekt wird einzeln geschätzt, und diese Schätzungen werden dann zu einer Gesamtschätzung aggregiert. Diese Methode erfordert eine gründliche Analyse und detaillierte Planung.

Schritte:

1. Identifizierung von Aufgaben: Alle Aufgaben und Aktivitäten im Projekt werden identifiziert.
2. Detaillierte Schätzung: Jede Aufgabe wird einzeln geschätzt. Dies kann zum Beispiel im Rahmen einer Schätzklausur, im Planning Poker oder als Drei-Punkt-Schätzung geschehen. Details dazu findest du hier.
3. Aggregation: Die Einzelschätzungen werden zu einer Gesamtschätzung zusammengerechnet.

Vorteile:

• Sehr genaue Schätzungen
• Detaillierte Planung und Analyse

Nachteile:

• Zeitaufwendig
• Erfordert umfangreiche Informationen und Daten
• Häufig kommt es zu einer „Schein-Sicherheit“, das heißt, man glaubt, alle Aufgaben im Detail erfasst zu haben, doch hat entscheidende Bereiche vergessen.

Analogous-Methode: Lernen aus der Vergangenheit

Funktionsweise:

Die Analogous-Methode nutzt historische Daten aus ähnlichen Projekten zur Schätzung der Kosten. Diese Methode basiert auf dem Vergleich des aktuellen Projekts mit früheren, ähnlichen Projekten und deren Kosten.

Schritte:

1. Identifizierung ähnlicher Projekte: Vergangene Projekte finden, die dem aktuellen Projekt ähneln.
2. Datenanalyse: Analyse der Kosten und anderer relevanter Daten dieser Projekte.
3. Übertragung: Übertragung der Erkenntnisse und Daten auf das aktuelle Projekt, ggf. mit Anpassungen an spezifische Unterschiede.

Vorteile:

• Nutzt vorhandene Daten und Erfahrungen (zum Beispiel auch aus Brancheninformationen)
• Schnell und einfach zu implementieren, eventuell auch mit KI-Unterstützung

Nachteile:

• Abhängig von der Verfügbarkeit und Qualität der historischen Daten
• Kann ungenau sein, wenn Projekte nicht direkt vergleichbar sind

Fazit: Die richtige Methode für dein Projekt

Die Wahl der richtigen Kostenabschätzungstechnik hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Verfügbarkeit von Daten, der Komplexität des Projekts und den spezifischen Anforderungen.  Manchmal ist es auch sinnvoll, mehrere Methoden zu kombinieren, um eine möglichst genaue und zuverlässige Schätzung zu erhalten.
Nutze die Top-Down-Methode, wenn du schnell eine grobe Schätzung benötigst, und die Bottom-Up-Methode, wenn du präzise und detaillierte Schätzungen brauchst. Die Analogous-Methode ist ideal, wenn du auf historische Daten zugreifen kannst.
Egal für welche Methode du dich entscheidest, eine sorgfältige Planung und Analyse ist entscheidend, um dein Projekt erfolgreich und innerhalb des Budgets abzuschließen und jede Methode ist besser als eine einfache "Bauch-Schätzung".