Wettbewerber staunen: Weniger Leute im Projekt und trotzdem mehr Outcome

Warum liefern Projekte häufig bessere Ergebnisse, wenn man das Team verkleinert? Diese Frage und andere zur Effizienz von Projekten begleiten mich, seit ich 2009 das erste Mal Projektmanager war. Inzwischen habe ich viel gesehen, von rein klassischen Projekten zu idealen agilen, von Projekten mit fünf Mitarbeitenden bis zu riesigen Programmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden und Dutzenden Sub-Teams. Doch egal in welcher Struktur, egal welche Teamgröße – ein Problem haben die meisten Auftraggebenden: Das Budget scheint irgendwo zu versickern und am Ende wird mehr Geld ausgegeben als geplant. Wobei die Ergebnisse häufig nicht dem entsprechen, was man idealerweise haben wollte. Doch es gibt immer wieder Projekte, in denen es anders läuft, die erstaunlich erfolgreich sind. Die Erfahrungen und Erkenntnisse daraus teile ich hier im Blog.

Warum ist ein kleineres Team manchmal schneller?

In meinem Projekt damals gab es ein Ereignis, das prägend für mich war: Als wir ein Teammitglied aus unserem täglichen Projektgeschäft herausgenommen haben, waren wir plötzlich schneller. Dasselbe habe ich später als Scrum Master bei einem großen Automobilzulieferer erlebt: Nachdem wir einen der Softwareentwickler aus unserem Projekt genommen hatten, schien das Team plötzlich aufzuatmen und arbeitete reibungsloser. Und dann passierte das in anderen Projekten immer wieder: Kleineres Team = Höhere Effizienz und Outcome.

Checkliste für die Notwendigkeit zum Teamumbau

Oft geschah es zufällig, doch im Nachhinein ergibt sich ein Muster. Hier meine persönliche Checkliste, um zu schauen, ob es Sinn ergeben könnte, das Team zu verkleinern:

• Gibt es deutliche Leistungsunterschiede im Projektteam zwischen Kolleg:innen, die formal auf dem gleichen Level arbeiten? Dies führt schnell zu Frustration und einem schlechten Team-Spirit.
• Gibt es deutliche Unterschiede in den Kapazitäten, die Kolleg:innen dem Projekt zur Verfügung stehen? Zum Beispiel: 13 Personen im Team arbeiten mit 100% ihrer Kapazität auf dem Projekt, zwei Personen nur mit 20%. Dies bedeutet meist, dass die Kolleg:innen mit geringerer Kapazität überproportional mehr Zeit in Meetings verbringen als die anderen und dadurch weniger effizient sind.
• Gibt es deutliche Unterschiede in der Motivation im Team? Wenn manche inhaltlich stark involviert sind im Thema, während andere Dienst nach Vorschrift machen ergibt das einen weiteren Frustfaktor, der sich schlecht auf die Performance auswirkt.

Wenn ein oder mehrere diese Punkte zutreffen, könnte sich ein Teamumbau und eventuell sogar eine Verkleinerung positiv auf Teamspirit und Projektergebnisse auswirken.

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