5 erfolgreiche Ansätze gegen Meeting-Wahnsinn
In größeren Firmen sind Initiativen zur Reduzierung der Meeting-Zeit fast schon Standard. Das Problem: Die Wirksamkeit geht meist gegen Null. Klar ist: Es braucht mehr als einen kurzer Anstupser, um Verhaltensweisen in einer Organisation dauerhaft zu verändern. Dieser "Anstupser" kommt heute oft in Form von Meeting Guidelines oder teilweise auch strikte Vorgaben für eine in jedem Meeting zu befolgende Agenda. Wie bei vielen anderen Changes scheitern diese Verbesserungsversuche wohl daran, dass sie nicht nah genug dran sind an der Arbeits-Realität der Teams.
Trotz vieler Versprechen: Chat-Tools sind keine Lösung
Eine tatsächlich überzeugende Lösung des Dilemmas „Viele Leute arbeiten zusammen, also müssen sich auch viele Leute abstimmen“ habe ich bisher nirgendwo gesehen (wenn ihr eine kennt, schreibt gerne eine E-Mail an info@dastus.com). Anbieter von Chat-Tools mit Channel-Funktion preisen ihr Tool häufig als Lösung für weniger Meetings und weniger E-Mails an, doch in der Realität bleibt der Abstimmungsbedarf hoch.
5 Maßnahmen zur Entlastung
Zumindest etwas Entlastung bringen vielen Organisationen jedoch die folgenden fünf Tipps. Sie sind einfach anzuwenden und können bei konsequenter Anwendung eine deutliche Effizienzsteigerung bewirken:
- Kein Meeting ohne Agenda.
Das muss nicht in 100% der Fälle so sein, darum geht es nicht. Wichtig ist es als Leitgedanke: Ich setze ein Meeting auf und überlege „Sollte ich nicht noch ein paar Bullet-Points als Agenda aufnehmen?“. Das geht schnell und ist hilfreich für alle (inklusive einem selbst) als Vorbereitung und wenn das Meeting losgeht. - Gesetz der 2 Füße: Wer nicht wirklich benötigt wird im Meeting, darf gehen.
Das ist je nach Organisationskultur nicht ganz einfach umzusetzen. Hier gilt wie so oft: Die Führungskräfte sollten es vorleben, so dass es irgendwann normal ist, wenn jemand sich aus einem Meeting verabschiedet mit: „Ich glaube, ihr benötigt mich hier gar nicht, ich kann keinen Input leisten." - Zeit einhalten (Timeboxing).
Einfach & effizient: Der ernsthafte Versuch, sich an die festgelegte Meeting-Dauer zu halten. - Entscheidungen zentral ablegen.
Wenn man Ergebnisse gleich während des Meetings in einem zentral zugänglichen Tool aufschreibt, ist es schon erledigt und kein offenes To-Do. Es reichen kurze Stichpunkte (kein Verlaufsprotokoll!) und wer nicht dabei war, kann die Entscheidungen später selbstständig nachlesen. - To-Dos in einer zentralen Offenen Punkte Liste (OPL) erfassen.
Der herausfordernde Punkt bei To-Dos ist, dass sie häufig nicht nachgehalten werden. Das kann man vermeiden, indem die Actions mit Verantwortlichen und Zieldatum in einer zentralen Liste erfasst werden, die regelmäßig (wöchentlich/monatlich) in einem Standard-Meeting wie zum Beispiel dem Team-Meeting angeschaut und aktualisiert wird.
Die einzelnen Punkte sind bis auf das Gesetz der 2 Füße prinzipiell nicht schwer umzusetzen. Schwieriger ist es dranzubleiben. Dafür gilt: Wenn jeder in der Organisation, der eine gewisse Vorbildfunktion hat (Führungskräfte, Projektmanager:innen, Scrum Master, Product Owner …), dahintersteht und mitmacht, dann ist ein erster wichtiger Schritt Richtung dauerhafte Veränderung gemacht.
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