11 nützliche Prompts für ChatGPT, die das Leben von Projektmanager:innen einfacher machen

ChatGPT und ähnliche Tools können im Projektmanagement und der Arbeitsorganisation helfen. Doch wie funktioniert das genau? Klar ist: ChatGPT sitzt uns nicht „auf dem Schoß“ und fragt uns, wie es helfen kann – die Anweisungen müssen wir uns selbst überlegen. Diese Befehle an ChatGPT werden „Prompts“ genannt.
Im Folgenden habe ich eine Liste von Prompts zusammengestellt, die das Projektmanagement und damit das Leben von Projektmanager:innen und dem Management deutlich einfacher machen können: Für die Recherchen habe ich ChatGPT-4 genutzt (kostenpflichtig). Die meisten Prompts aus der Liste funktionieren jedoch auch mit der kostenlosen Variante ChatGPT-3.5.

2 wichtige Themen vor dem Start mit ChatGPT: Datenschutz & Genauigkeit

Zwei Themen sind vor dem Arbeiten mit ChatGPT und ähnlichen Tools wichtig:

1. Datenschutz: Bitte klärt vorab genau, welche Lizenzbedingungen und welche individuellen Datenschutzeinstellungen ihr mit dem Tool nutzt. Beispielsweise unterscheiden sich die Lizenzen bei ChatGPT dahingehend, ob OpenAI (die Firma hinter ChatGPT) die von euch eingegeben Daten nutzen darf oder nicht. Da sich die Dinge hier schnell ändern und das Datenschutzbedürfnis je nach Organisation unterschiedlich ist, gebe ich keine Empfehlung für eine bestimmte Lizenz, sondern den Tipp, sich genau mit den aktuell geltenden Lizenzbedingungen auseinanderzusetzen.
2. Korrektheit der Daten: ChatGPT selbst sagt: „ChatGPT can make mistakes. Consider checking important information.“ Oder anders formuliert: ChatGPT „denkt“ nicht logisch, sondern basiert auf statistischen Wahrscheinlichkeiten. Das heißt: Teilweise gibt ChatGPT Informationen, die nicht stimmen, aber sehr gut klingen. Darum gilt bis auf weiteres noch: Ein Mensch sollte jeden Output kritisch prüfen.

Hier nun die Liste der Prompts: Einfach kopieren, gegebenenfalls anpassen und bei ChatGPT oder einem vergleichbaren Tool einsetzen.

Prompt #1: User Story oder Anforderungen erstellen

User Storys oder Anforderungen anderer Art auszuformulieren kann einige Zeit kosten. Mit ChatGPT reichen ein paar Stichworte, um in Sekunden eine vollumfängliche User Story zu erhalten, die in vielen Fällen sogar deutlich detailreicher ausfällt, als man es selber geschrieben hätte.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein Product Owner in einem agilen Projekt. Ich gebe dir Details für eine Anforderung an das Projekt, erstelle daraus bitte eine User Story. Hier die Details zum Projekt: Es handelt sich um ein Projekt zur Entwicklung einer Homepage eines Startups. Input für die User Story: In unserem Shop soll es zukünftig möglich sein, per Paypal und Kreditkarte zu zahlen. Die Möglichkeit, per Rechnung zu zahlen, soll gestrichen werden.

Prompt #2: Erstellen von Tests

Hat man eine User Story oder ähnliche Anforderung erstellt, dann ist eine der Folgeaufgaben häufig, Tests zu erstellen, um die Ergebnisse zu überprüfen. Auch hier springt ChatGPT ein und hilft, alle Bereiche abzudecken.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein erfahrener Testplan-Ersteller. Erstelle nun Tests für folgende User Story (oder Anforderung): (User Story einfügen inklusive Akzeptanzkriterien)

Prompt #3: Übersetzen

Die Userstory soll nun auch für Teams in Spanien oder Frankreich gut lesbar sein? Einfach schnell & zuverlässig übersetzen lassen.
Hier der Prompt:
Übersetze folgenden Text ins Französische (oder eine andere Sprache): (Text einfügen)

Prompt #4: Nachverfolgen von Aufgaben

Eine der lästigen Aufgaben von Projektmanager:innen ist es, Aufgaben bzw. Tickets nachzuverfolgen und den Status zu aktualisieren. Teilweise erstellen Projektmanagementtools automatisiert Erinnerungs-E-Mails, aber nichts geht über eine personalisierte persönliche Ansprache. Wenn ihr einen Excel-Export aus eurem PM-Tool hochladet, kann ChatGPT euch individuelle E-Mails oder Chat-Nachrichten vorformulieren und ihr könnt diese in euren bevorzugten Kommunikationskanal kopieren.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein Experte für Projektmanagement. Ich gebe dir hier eine Liste mit teilweise noch nicht fertiggestellten Tickets. Bitte erstelle mir einen E-Mail-Text pro Assignee. Inhalt des E-Mail Texts: Bitte, die noch nicht fertiggestellten Tickets zu überprüfen und Auflistung der Tickets mit Nummer, Name und Status. (Exceldatei hochladen)

Prompt #5: Analyse meines Kommunikationsstils: Bin ich zu harsch?

Falls ihr doch selber den Text geschrieben habt, habt ihr vielleicht manchmal die Sorge, doch zu hart formuliert zu haben. Oder ihr wollt neutral den Stil der Teamkommunikation checken lassen, um im Team gemeinsam darüber zu sprechen? 
Hier der Prompt als Beispiel:
Verhalte dich wie ein Kommunikations-Profi. Bitte analysiere den Stil der folgenden E-Mail. Guten Tag Herr Bachenhuber, endlich kam gestern Ihre Lieferung an. Wieder haben Sie nicht auf ausreichende Verpackung geachtet, so dass viel kaputt gegangen ist. Das ist nicht akzeptabel. Ich erwarte eine sofortige Nachlieferung!! Mit freundlichen Grüßen I. Sattkummer

Prompt #6: Schreib es freundlicher! Ändern des Stils

Ist ein Text in einem Stil geschrieben, den ihr eigentlich nicht beabsichtigt, zum Beispiel zu unfreundlich, wäre es natürlich schön, das direkt umformuliert zu haben. Auch das bietet ChatGPT und spart so viel Zeit.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein Kommunikations-Profi. Bitte ändere den Stil der folgenden E-Mail. Gewünschter Stil: Freundlich, kollegial, verbindlich. Hier die E-Mail: Guten Tag Herr Bachenhuber, endlich kam gestern Ihre Lieferung an. Wieder haben Sie nicht auf ausreichende Verpackung geachtet, so dass viel kaputt gegangen ist. Das ist nicht akzeptabel. Ich erwarte eine sofortige Nachlieferung!! Mit freundlichen Grüßen I. Sattkummer

Prompt #7: Moderieren von Retrospective Meetings

ChatGPT wurde ursprünglich, so verrät es auch der Name, zum Chatten entwickelt. Darum kann das Tool gut in die Rolle des Moderators schlüpfen und sogar ein komplettes Retrospective Meeting (kurz „Retro“) moderieren. Alternativ kann man sich von ChatGPT als Anregung Ideen für eine lebendige Retro liefern lassen.
Hier der Prompt:
Du hast die Rolle "Scrum Master" in einem agilen Projekt. In diesem Projekt gibt es 5 Teammitglieder, sie heißen A, B, C, D und E. Wenn einer von ihnen spricht, dann werde ich es so schreiben: "A: Ich habe ein Problem mit der Kommunikation". Bitte moderiere für uns ein Retrospective Meeting mit dem Ergebnis, dass wir eine Liste mit Lösungsmöglichkeiten für auftretende Probleme haben. Bitte übernimm nur die Rolle des Scrum Masters, die Antworten der Teammitglieder gebe ich hier im Chat ein.

Prompt #8: Text von Post-its, Whiteboard-Bildern etc. digitalisieren

Habt ihr ein Meeting doch selbst moderiert, entstehen häufig Post-its und Whiteboard-Texte. Diese kann ChatGPT euch digitalisieren. Aber Achtung: Ordentlich schreiben, sonst klappt es häufig nicht richtig.
Hier der Prompt:
Extrahiere den Text aus folgendem Bild: (Bild hochladen)

Prompt #9: Hilfe im Risikomanagement

Eine weitere bei vielen unbeliebte Aufgabe im Projektmanagement ist das Risikomanagement. ChatGPT unterstützt hier mit vielen Details und macht die Aufgabe so zumindest deutlich schneller. Hat ChatGPT Zugriff auf die Daten vergangener Projekte, entstehen noch bessere Ergebnisse.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein erfahrener Projektmanager und wie ein Experte für das Thema Risiken. Ich gebe dir Details zum Projekt mit dem Ziel „Umbau eines Wohnhauses“. Bitte erstelle eine Liste mit typischen Risiken für dieses Projekt. Details: Baujahr 1970, massiv gebaut, Keller mit Feuchtigkeit, 150qm Wohnfläche, 1 Garage, seit 1970 keine Sanierung, Ölheizung.
Der Prompt kann erweitert werden durch: Welche Maßnahmen schlägst du bei diesen Risiken vor?

Prompt #10: Lösungsvorschläge bei Problemen im Projekt

Treten im Projekt Probleme auf, ist ChatGPT ein erster neutraler Sparrings-Partner, den ihr um Rat fragen könnt. Das macht die weitere Lösungssuche einfacher und kann helfen, alle wichtigen Bereiche und Stakeholder einzubeziehen.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein erfahrener Projektmanager. Ich gebe dir Details zu einem Problem in einem Projekt. Bitte erstelle mindestens drei Lösungsoptionen mit Pro und Contra. Projektdetails: Planung eines Firmenjubiläums mit 800 Gästen. Monat: August. Ort: Frankfurt am Main. Niveau: hohe Qualität, hoher Anspruch, edel. Problem: Zwei der Geschäftsführerinnen haben gegensätzliche Meinungen: Die eine möchte die Veranstaltung vor allem unter freien Himmel durchführen mit einem Open-Air-Konzert. Die andere möchte das Jubiläum wegen der Unsicherheit, ob es regnen könnte, lieber im Gebäude durchführen.

Prompt #11: Einfach aus früheren Projekten lernen

Wer neu in ein Projekt startet, ist dankbar für Erfahrungen aus ähnlich gelagerten früheren Projekten. Häufig scheitert es heute daran, dass nicht genau klar ist, wo man suchen muss und wen man fragen sollte. ChatGPT kann hier helfen und das Knowledge-Management übernehmen.
Hier der Prompt:
Verhalte dich wie ein Experte für Projektmanagement. Und Knowledge-Management. Ich gebe dir nun eine Übersicht über die Ergebnisse aller Retrospective Meetings und Lessons Learned Meetings von verschiedenen früheren Projekten. Bitte erstelle daraus eine Zusammenfassung der häufigsten Probleme.
Alternativ kann beim Start eines neuen Projekts ChatGPT gefragt werden, welche Probleme in ähnlichen Projekten bisher schon aufgetreten sind. Auch die Analyse der Daten nach Kategorien ist für ChatGPT möglich.