Deutlich mehr als nur ein Text-Bot: Wie künstliche Intelligenz als PM-Assistenz tatsächlich hilfreich sein kann
Ob Entscheidungsfindung oder verlässliche Prognose – Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potential, das Projektmanagement deutlich zu verbessern. Was heute schon passiert: KI wird dazu genutzt, Texte für Aufgabenbeschreibungen oder Ähnliches zu erstellen. Das ist in meinen Augen eher eine Spielerei als wirklicher Zusatznutzen. Was interessanter ist: In Zukunft könnte das Bauchgefühl beim Steuern von Projekten weniger wichtig werden – stattdessen kann die Technologie uns helfen, Prozesse zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen. Mit KI an Bord können Projekte effizienter verwaltet werden, mit weniger Fehlern und weniger Rätselraten. KI wird dabei helfen, alltägliche Aufgaben zu erledigen und Muster zu erkennen, die bei manuellen Prozessen schwer zu erkennen sind. Durch die Fähigkeit, alltägliche Aufgaben zu überwachen, zu bewerten und zu automatisieren, wird KI zum wertvollen Projektmanagementassistenten.
3 wahrscheinliche Anwendungsfelder
Hier sind einige der Möglichkeiten, wie KI im Bereich Projektmanagement sinnvoll eingesetzt werden könnte:
- Automatisierte Terminplanung und Informationsverteilung
KI-gesteuerte Lösungen können die Zeitplanung automatisieren, Meilensteine und Fälligkeitsdaten organisieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben. Auch das heute häufig auftretende Problem, dass unklar ist, ob alle Teammitglieder ihren Status gepflegt haben, könnte durch KI gelöst werden (und Projektmanager:innen davon befreien, ständig nach dem Status fragen zu müssen). Die Möglichkeiten dabei sind unter anderem, dass entweder die KI als Avatar auftritt und anstatt eines Menschen das Nachhaken übernimmt oder das der Projektstatus automatisch anhand von Daten (Dokumente, Nachrichten, Bilder etc.) von der KI geschätzt wird. - Automatisierte Dateneingabe und -pflege
Jeder in längeren größeren Projekten kennt es: Das Backlog muss regelmäßig gepflegt werden, sonst wächst es mit der Zeit zu, das heißt es sammeln sich darin immer mehr Aufgaben mit unfertiger Beschreibung und unklarem Status. Doch für die regelmäßige Pflege ist meist keine Zeit. In Zukunft könnte KI diese Aufgabe übernehmen, zum Beispiel durch das eigenständige Diskutieren mit Stakeholdern, ob bestimmte Anforderungen noch aktuell sind. Auch banale Aufgaben wie Dateneingabe oder Dokumentenmanagement können mit Hilfe von KI automatisiert werden, so dass sich die Projektmanager:innen auf wichtigere Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können. - Echtzeit-Status-Analyse & Prognose
KI-gesteuerte Systeme können Daten aus verschiedenen Quellen quasi in Echtzeit analysieren (zum Beispiel Projektpläne, Chatnachrichten, Wetter- und Verkehrsdaten, Grippewellen, Streikankündigungen, Gesetzesänderungen). Dadurch können Projektmanager:innen kontinuierlich Rückmeldungen über den Fortschritt und aktuelle Risiken ihrer Projekte erhalten. Sie können auftretende Probleme dadurch schnell erkennen und gegensteuern. Daneben wird KI in der Lage sein, genaue Vorhersagen darüber zu treffen, wie lange bestimmte Aufgaben voraussichtlich dauern werden oder wie bestimmte Ressourcen am besten genutzt werden können. So können Teams bessere Entscheidungen auf der Grundlage quantitativer Daten treffen, anstatt sich nur auf die Erfahrung oder das Bauchgefühl einzelner zu verlassen.
Heute: Mehr Versprechen als Realität
Klar ist: Der Einsatz von KI im Projektmanagement wird deutlich zunehmen. Kleinere Projekte werden damit in Zukunft idealerweise kostengünstiger zu managen sein und größere Projekte häufiger erfolgreich abgeschlossen werden. Doch noch ist die Technologie leider mehr ein Versprechen als Realität. In regelmäßigen Abständen werde ich hier im Blog deshalb die neuesten Entwicklungen vorstellen.
Hier geht es zum nächsten Blogbeitrag.