Welche sind die besten Projektmanagement-Tools 2023?
Unabhängiger Test von 13 beliebten Tools für agiles und klassisches Projektmanagement
Die beste PM-Software:
- Für kleine Projekte
- Für mittlere/große Projekte
- Für einen guten Portfolio-Überblick für Manager:innen
- Für guten Datenschutz
Wer das falsche Tool wählt oder die Einführung nicht sauber plant, hat schnell hohe Kosten, etwa dadurch, dass die Projekte nicht mehr richtig gesteuert werden können.
Hier die Top Projektmanagement-Tools für kleine agile oder klassische Projekte
Platz 1 für kleine Projekte: Stackfield
Stackfield gehört ebenso wie Meistertask (Platz 2) und Trello (Platz 3) zu den Allround-Tools, mit dem sowohl Projektverantwortliche von größeren Projekten als auch solche von kleinen Projekten gut arbeiten können.
Das macht Stackfield besonders für den Einsatz in kleinen Projekten:
- Es gibt eine integrierte Chat-Funktion für die einfache Kommunikation im Team.
- Stackfield lässt sich auch selbst installieren (On Premise).
- Es gibt zwei Alternativen zur Projekt-Portfolio-Anzeige: eine Ansicht als High-Level-Überblick und dann eine detaillierte Ansicht mit guter Filterfunktion.
Das gefällt uns nicht an Stackfield:
- Stackfield bietet nur einen Burn-Up-, aber keinen Burn-Down-Chart.
- Es gibt keine Möglichkeit zum Einstellen von WIP-Limits (Work-in-Progress-Limits)
- Die On-Premise-Lizenz ist relativ teuer.
Platz 2 für kleine Projekte: Meistertask
Meistertask ist ein Allround-Tool, mit dem sowohl Projektverantwortliche von größeren Projekten als auch solche von kleinen Projekten gut arbeiten können.
Das macht Meistertask besonders für den Einsatz in kleinen Projekten:
- Viele Features wie etwa Timeline & Timetracking lassen sich an- und ausschalten. So können potential ablenkende und verwirrende Funktionen ausgeblendet werden und das Tool bleibt schlank.
- Auch wer nur ein Tool für kleine Projekte sucht, hat mit Meistertask optional eine Vielzahl professioneller Projektmanagementfunktionen, zum Beispiel Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits), die man für Kanban benötigt.
- Auch eine Projekt-Portfolio-Ansicht ist enthalten, so dass ihr einen guten Überblick über alle eure Projekte habt
Das gefällt uns nicht an Meistertask:
- Kein richtiges Abhängigkeitsmanagement
- Kein Burn-Down-Chart
- Deutlich teurer als andere Tools für kleine Projekte
Platz 3 für kleine Projekte: Trello
Trello ist ebenso wie Meistertask ein Allround-Tool, mit dem sowohl Projektverantwortliche von größeren Projekten als auch solche von kleinen Projekten gut arbeiten können.
Das macht Trello besonders für den Einsatz in kleinen Projekten:
- Ein einfaches Tool, in das auch Gelegenheitsnutzer von Projektmanagement-Tools gut hineinkommen
- Es sind viele Erweiterungen verfügbar, um das Tool nach Bedarf auszubauen, zum Beispiel um einen Burndown-Chart anzeigen zu lassen oder eine Übersicht über viele Projekte zu erhalten (Portfolio)
- In der kostenlosen Version sind bis zu 10 Boards (= Projekte) enthalten
Das gefällt uns nicht an Trello:
- Viele Funktionen (zum Beispiel der Burndown-Chart) sind nur über meist kostenpflichtige Drittanbieter-Erweiterungen nutzbar.
- Der Datenschutzstandard ist deutlich niedriger als bei vergleichbaren Tools für kleine Projekte.
- Kein richtiges Abhängigkeitsmanagement
Platz 4 für kleine Projekte: MS Excel
Vielleicht sind manche irritiert, dass hier MS Excel als Projektmanagementtool gelistet ist. Wir haben es aufgenommen, da es von vielen Organisationen faktisch zur Projektsteuerung verwendet wird. Das Tool kann gerade zum Einstieg eine gute Wahl sein, auch wenn mit Einschränkungen.
Das macht Excel besonders für den Einsatz in kleinen Projekten:
- Mit Excel ist quasi jeder vertraut und es ist im Normalfall in jeder Organisation verfügbar
- Alles lässt sich individuell anpassen (im Rahmen der begrenzten Möglichkeiten des Programms)
- Es gibt zahlreiche Vorlagen für Projektmanagement in Excel (kostenlos und kommerziell)
- Günstige Lösung
Das gefällt uns nicht an Excel:
- Das Design wirkt oft sperrig und Drag-and-Drop ist nicht möglich
- Es gibt das ständige Risiko von unbeabsichtigtem Überschreiben oder Zerstören der Struktur der Tabellen, vor allem wenn viele Personen Zugriff auf das Dokument haben
- Die Übersichtlichkeit über das Projekt und vor allem mehrere Projekte geht schnell verloren, sobald viele Daten im Dokument sind.
- Die Projekthistorie lässt sich schwer nachvollziehen.
Hier die Top Projektmanagement-Tools für mittlere und große agile oder klassische Projekte
Platz 1 für mittlere und große Projekte: MS Project
MS Project ist weiterhin eines der funktionsreichsten Projektmanagementtools. Neben Jira ist es das Tool, in dem kaum Wünsche offen bleiben.
Das macht MS Project besonders für den Einsatz in mittleren und großen Projekten:
- Sehr großer Funktionsumfang bis hin zu ausgefallenen Funktionen wie etwa dem Meilensteintrend
- Sehr gutes Abhängigkeitsmanagement
- Detaillierte Analyse- und Reporting-Funktionen
Das gefällt uns nicht an MS Project:
- Es gibt keine Möglichkeit, Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) zu vergeben, ein Muss für Kanban-Projekte
- Man benötigt Projektmanagement-Vorkenntnisse, um Projekte sinnvoll anlegen und managen zu können; insgesamt ist das Tool nicht einfach und intuitiv zu bedienen.
- Zumindest anfangs kann es für Nutzer verwirrend sein herauszufinden, welche Funktionen jeweils in der Online- und der Desktop-Version von MS Project verfügbar sind.
Platz 2 für mittlere und große Projekte: Jira
Jira ist neben MS Project weiterhin eines der funktionsreichsten Projektmanagementtools. Insgesamt merkt man an den Einzelfunktionen: MS Project wurde ursprünglich für klassisches Projektmanagement entwickelt, während Jira schon lange für agile Projekte verwendet wird. Durch Funktionsergänzungen eignen sich heute jedoch beide Tools für agile und klassische Projekte.
Das macht Jira besonders für den Einsatz in mittleren und großen Projekten:
- Nahezu unbegrenzte Filter- und Analysemöglichkeiten
- Sehr komfortables Sprint- und Backlog-Management
- Sehr gutes Workflow-Management
Das gefällt uns nicht an Jira:
- Datenschutz: Ein vollständiges EU-Hosting ist nicht möglich und für eine On-Premise-Version muss man für mindestens 500 Nutzer:innen zahlen.
- Abhängigkeitsmanagement inklusive Anzeige des kritischen Pfads erst verfügbar ab der Lizenz "Premium"
- Meilensteintrendanalyse nur verfügbar über eine Drittanbieter-Erweiterung
Platz 3 für mittlere und große Projekte: YouTrack
YouTrack ist eine günstige Jira-Alternative.
Das macht YouTrack besonders für den Einsatz in mittleren und großen Projekten:
- Umfangreiche Filter- und Analysemöglichkeiten
- Es gibt sowohl eine On-Premise-Lizenz als auch die Speichermöglichkeit in einer EU-Cloud.
- YouTrack hat für viele Projektfragestellungen eine ähnliche umfassende Funktionalität wie Jira, kostet jedoch weniger (zum genaueren Report für den Detailvergleich bitte hier klicken).
Das gefällt uns nicht an YouTrack:
- Bedienbarkeit teilweise relativ sperrig bzw. kompliziert
- Keine Anzeige des kritischen Pfads
- Keine integrierte Meilensteintrendanalyse
Platz 4 für mittlere und große Projekte: Stackfield > Beschreibung siehe oben bei den kleinen Projekten.
Platz 5 für mittlere und große Projekte: OpenProject
OpenProject ist eines der führenden Open-Source-Projektmanagement-Tools. Das Tool hat umfangreiche Funktionen und liegt im Vergleich mit den großen Wettbewerbern MS Project und Jira fast gleichauf – in einigen Bereichen ist es sogar funktionsreicher.
Das macht OpenProject besonders für den Einsatz in mittleren und großen Projekten:
- Gutes Abhängigkeitsmanagement
- Sehr gutes Workflow-Management
- Preisvorteil gegenüber MS Project und Jira
Das gefällt uns nicht an OpenProject:
Es gibt keine Möglichkeit, Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) zu vergeben, ein Muss für Kanban-Projekte
- Es ist (noch) nicht möglich den kritischen Pfad anzeigen zu lassen
Man benötigt Projektmanagement-Vorkenntnisse, um Projekte sinnvoll anlegen und managen zu können; insgesamt ist das Tool nicht einfach und intuitiv zu bedienen.
Hier die Top 3 Projektmanagement-Tools für Manager:innen (Überblick über alle Projekte)
Platz 1 für Manager:innen (Portfolio-Übersicht): Asana
Asana eignet sich vor allem für Projektverantwortliche von größeren Projekten, die fortgeschrittene Gestaltungsmöglichkeiten benötigen oder für Manager:innen, die nach einem schnellen Überblick über viele Projekte suchen.
Das macht Asana besonders für den Einsatz zur Projektübersicht:
- Komfortable Gesamt-Übersicht über Projekte
- Sehr gutes Abhängigkeitsmanagement
- Hosting in der EU
Das gefällt uns nicht an Asana:
- Es gibt keine Möglichkeit, Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) zu vergeben, ein Muss für Kanban-Projekte
- Es ist gibt keine Möglichkeit, den Meilensteintrend anzeigen zu lassen
- Features, die wichtig sind für kleine Projekte (etwa das Filtern nach offenen Aufgaben pro Person), sind teilweise nur umständlich oder über eine teure Lizenz zu erhalten
Platz 2 für Manager:innen (Portfolio-Übersicht): Jira
Jira ist neben MS Project weiterhin eines der funktionsreichsten Projektmanagementtools - auch für die Übersicht über viele Projekte eignet es sich bestens. Zur Detaileinschätzung siehe oben.
Platz 3 für Manager:innen (Portfolio-Übersicht): Monday
Monday eignet sich vor allem für Projektverantwortliche von größeren Projekten, die fortgeschrittene Gestaltungsmöglichkeiten benötigen oder für Manager:innen, die nach einem schnellen Überblick über viele Projekte suchen.
Das macht Monday besonders für den Einsatz zur Projektübersicht:
- Sehr gutes Sprint-Management
- Verschiedene Varianten für die Projektportfolio-Übersicht
- Viele Automatisierungsmöglichkeiten
Das gefällt uns nicht an Monday:
- Datenschutz: Standardmäßig werden die Daten in den USA gespeichert. Nur für Käufer der Lizenz "Enterprise" gibt es die Möglichkeit, die Daten auch in der EU speichern zu lassen.
- Unübersichtlichkeit durch die verschiedenen Bereiche wie etwa "monday dev" und "monday projects".
- Es gibt keine Möglichkeit, Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) zu vergeben, ein Muss für Kanban-Projekte
Die Top Projektmanagement-Tools mit sehr guten Datenschutz-Standards:
Für einen Überblick bitte hier klicken.
So haben wir getestet:
In diesem Artikel stellen wir 13 der beliebtesten Projektmanagement-Tools vor – jeweils mit dem Anspruch, dass diese sowohl das agile als auch das klassische Arbeiten unterstützen können sollen. Denn häufig wünschen sich Teams in einem Scrum- oder Kanban-Projekt klassische Elemente (etwa zum Sichtbar-machen von Abhängigkeiten) oder eher klassische gemanagte Projekte möchten agile Elemente darstellen können (zum Beispiel einen Burndown-Chart). Die Anbieter sind zumeist darauf eingestellt und bieten das volle Paket – ob das mehr oder weniger gut gelingt, haben wir getestet. Der Test erfolgte anbieterneutral und unabhängig, das heißt wir erhalten keine Provision oder Ähnliches von den Herstellern.
Die Tool-Bewertung haben wir nach folgenden Kriterien vorgenommen, hier ein Ausschnitt für MS Project und Jira. Wenn Sie die Detailübersicht auch für die Tools OpenProject, Monday, YouTrack, Stackfield, awork, ClickUp, Asana, Meistertask, Trello, MS Planner und MS Excel haben möchten, klicken Sie einfach hier!
