3 agile Projektelemente, die jede:r auch in klassischen und hierarchischen Bereichen leicht umsetzen kann & die jedes Projekt erfolgreicher machen können
„Der agile Ansatz klingt toll, aber in unseren Strukturen geht das leider nicht!“, ist ein Satz, den ich häufig in meinen Workshops zu agilem Projektmanagement höre. Ob in bestimmten Bereichen des öffentlichen Diensts, der Verwaltung, Behörden oder sehr großen oder streng hierarchisch organisierten Unternehmen: In manchen Organisationen gibt es so viele Vorgaben und Freigabepflichten, dass der bloße Gedanke an die Einführung von Scrum oder Kanban aussichtslos scheint.
Doch es gibt zum Glück einige alternative Wege, agile Techniken in Projekten auf einfache Art anzuwenden und schnell davon zu profitieren. Hier stelle ich drei davon vor, die einfach ohne Budget- oder Freigabepflichten umgesetzt werden können – aber trotzdem sehr effektiv sind und Projekte deutlich erfolgreicher machen können.
Interessiert an 5 weiteren agilen Projektelementen, die sich in allen Projekten sehr leicht umsetzen lassen & die jedes Projekt spürbar erfolgreicher machen können? Hier geht es zur Liste!
Agiles Projektelement #1: Einführen von Daily Stand-up-Meetings
Häufig fehlt es in Projektteams an einem guten Überblick. Nicht jede:r im Team weiß, wer an was arbeitet und wo es gerade hakt. Ein erster einfacher Schritt ist die Einführung von täglichen sehr kurzen Meetings zur Synchronisation. So ein Meeting soll maximal 15 Minuten dauern. Jeder berichtet im Team kurz, was er oder sie gestern erledigt hat, was heute ansteht und ob er oder sie irgendwo Unterstützung benötigt. Nach dem Meeting gehen alle auseinander mit dem sicheren Gefühl, den aktuellen Projektstand zu kennen und zu wissen, ob bei den übrigen Teammitgliedern alles in Ordnung ist.
Vorteile für das Projekt:
- Risiken und Blockaden werden frühzeitig erkannt.
- Der Teamzusammenhalt wird gestärkt.
Agiles Projektelement #2: Regelmäßige Retrospective Meetings
Eines der wertvollsten agilen Projektelemente ist das sog. Retrospective Meeting (kurz: Retro), auch bekannt als Lessons Learned Meeting in klassischen Projekten. Die Besonderheit der Retros liegt nicht so sehr im Ablauf - es geht wie im LL-Meeting darum, die Projektabläufe zu verbessern, einfach gesprochen: „Was lief gut, was lief schlecht und was sollten wir in Zukunft anders machen?“ Die Besonderheiten sind die Häufigkeit und der Zeitpunkt: Retrospective Meetings werden während der Projektlaufzeit regelmäßig durchgeführt (meist alle 2 bis 4 Wochen) und nicht nur am Ende des Projekts.
Eine leicht & schnell einzuführende Maßnahme ist beispielsweise, einmal monatlich mit allen Projektbeteiligten ein einstündiges Retrospective Meeting durchzuführen. Daraus sollten direkt Action Items abgeleitet werden, die dann bis zur nächsten monatlichen Retro umgesetzt werden.
Vorteile für das Projekt:
- Verbesserungsvorschläge werden schon während der Projektlaufzeit umgesetzt und haben dadurch direkt einen positiven Effekt auf das Projekt.
- Jede:r im Team hat einen einfachen und effektiven Kanal, um Verbesserungsvorschläge einzubringen.
Agiles Projektelement #3: Immer wieder Feedback zu Zwischenständen einholen
Es kostet häufig Überwindung, kann jedoch deutlich bessere Projektergebnisse bringen: Den Auftraggeber:innen immer wieder Zwischenstände zeigen (je nach Projektgröße alle zwei bis acht Wochen) und Feedback dazu einfordern. Es ist klar, dass es sich hierbei eventuell um nicht 100% fertige Liefergegenstände handelt und Fehler darin sein können. Deshalb sollte dieses regelmäßige Zeigen von Zwischenständen bereits beim Projektstart mit den Auftraggeber:innen besprochen werden. Außerdem gilt: Es sollten bloß Zwischenstände gezeigt werden, die einen tatsächlichen Mehrwert liefern und einen guten Eindruck davon geben, wie der fertige Liefergegenstand aussehen wird (zum Beispiel Konzepte, Skizzen oder Prototypen).
Vorteile für das Projekt:
- Durch frühzeitige Rückmeldungen lassen sich Fehlentwicklungen und Doppelarbeit für Nachbesserungen vermeiden.
- Höhere Zufriedenheit der Auftraggeber:innen und des Projektteams.
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